Əgər fiziki şəxs müştərilər ilə bank arasında yaranan mübahisənin motivi Bank Ombudsmanına müraciət üçün tələblərə uyğundursa, o zaman Bank Ombudsmanına ərizə verməkdən əvvəl bankın müştərisi öz iddialarının (tələblərinin) mahiyyəti göstərilməklə əlaqədar banka şikayət (ərizə) ilə müraciət etməlidir. Şikayəti (ərizəni) alan bank şikayətin (ərizənin) alındığı gündən 30 (otuz) iş günü ərzində müştəriyə şikayətin (ərizənin) mahiyyəti üzrə cavab təqdim edir. Şikayətin (ərizənin) mahiyyəti üzrə cavab alındığı andan və ya bu qeyd olunan müddət bitdikdən sonrakı 60 (altmış) gün ərzində Müştəri Bank Ombudsmanına yazılı ərizə ilə müraciət etmək hüququna malikdir.
Bank Ombudsmanına müştəri ilə bank arasında bağlanmış müqavilənin qüvvədə olduğu müddətdə və ya müqavilənin müddəti bitdikdən sonra keçən 2 (iki) il ərzində olan mubahisələrə dair ərizələr təqdim edilməlidir. Yazılı ərizə Bank Ombudsmanına poçt vasitəsi ilə, elektron poçt vasitəsi ilə və ya şəxsən Bank Ombudsmanının ofisinə gəlməklə Bank Ombudsmanının Məsul katibinə rəsmi iş günləri və saatlarında təqdim oluna bilər.
Yazılı ərizəyə aşağıdakı sənədlərin sürətini əlavə edilməlidir:
- müştərinin şəxsiyyətini təsdiq edən sənəd;
- Bank Ombudsmanına ərizə verməkdən əvvəl öz iddialarının (tələblərinin) mahiyyəti göstərilməklə əlaqədar banka etdiyi şikayətin (ərizənin) surəti və ya məktubun banka göndərilməsinə dair poçt qəbzi və bankın müştəriyə cavab məktubu (əgər varsa);
- müştəri ilə Bank arasında bağlanılmış müqavilə;
- bank kredit müqaviləsinə Əlavə Saziş (əgər varsa);
- müştərinin ödəmə cədvəli;
- bankla müştəri arasında cari tarixə olan borc və gecikmələri haqqında müvafiq bankın arayışı (şikayətin mahiyyəti üzrə).
Bank Ombudsmanı tərəfindən baxılan mübahisələrin araşdırma müddəti - mübahisə tərəfləri Bakı şəhərində olduqda – 1 (bir) ay, - mübahisə tərəfləri Bakı şəhərindən kənarda olduqda – 2 (iki) aydan çox olmamalıdır.